Planificar

En administración pública y en la privada nada debería suceder si no está planificado debidamente. Hay preguntas básicas que hacerse para iniciar el proceso. ¿Dónde estamos actualmente, adónde queremos llegar y en qué tiempo? ¿Con qué recursos económicos, humanos, de mercado y conocimientos se cuenta para enfrentar la tarea? ¿Cuáles serán los principales riesgos?Muchas empresas emplean la extrapolación de su pasado para planificar, programar o presupuestar; no es buena práctica porque, entre otras razones, el mercado productor o consumidor no permanecerá rígido.Todos los elementos, activos, pasivos y potenciales deben participar en la planificación, y de que todos estos factores estén presentes en la planificación integral.Es importante que se establezca el grado de responsabilidad de cada sector en el cumplimiento y la persecución de costos y resultados. De otra parte si el presupuesto es anual, no es eficaz medida de control dividir el resultado total anual para doce meses del año y establecer las cifras mensuales. Salvo que se trate de un producto o empresa con producto de venta uniforme. La metodología que se aplica a la empresa en marcha y de trabajo continuo es similar, en gran parte a la que se emplea en presupuestos de proyectos, a excepción de ciertos adicionales propios de cada proyecto en particular, como ser los gastos de administración.El presupuesto o plan de acción de la empresa generalmente se refiere a las actividades de un año; pero tiene importancia controlar el comportamiento de las cifras actuales con relación al periodo anterior. Hay mucho que aprender con este método, cuyo significado está en corregir acciones mediante la autocrítica.Como parte del presupuesto se formula el cash flow o programa del efectivo: cuánto recurso en dinero producen las operaciones, en qué lo emplea, cuánto proviene/insume en operaciones no corrientes.El control de la programación de las operaciones es vital. No hay presupuesto –por lo menos es mi observación– que se cumpla con la precisión que se lo puede haber preparado, pues las circunstancias del entorno siempre son variables. En tales ocasiones no es aconsejable preparar otro presupuesto, sino modificar el actual con anotaciones al margen que indiquen causas y razones, para aprender y desaprender. Lo indicado no es para propiciar una actividad burocrática dentro de la empresa, sino para aprovechar el conocimiento cercano de la conducta interna y del mercado.La planificación es parte del control interno y del control corporativo de la empresa; cada día se hace más complejo en razón de la automatización de las operaciones en que los detalles están dentro de un ordenador al cual solo acceden quienes tienen la clave. Esto, por cierto, también tiene sus ventajas.El mensaje es que toda empresa debe planificar para conocer adónde quiere llegar, analizar las cifras y vigorizar el control de las operaciones que son delegadas. Cuando una empresa crece, es imposible no delegar.Hay tipos de operaciones cuyo control no se puede o no se debe delegar por tener determinadas características muy particulares, o que provienen de contactos muy personales. Así las cosas, el control se vuelve ad hoc.